Software de gestión de proyectos para agencias creativas

Lo que implica gestionar proyectos en una agencia creativa

El trabajo creativo casi nunca avanza en línea recta. Un brief llega por correo, toma forma en una reunión, cambia tras el primer concepto y vuelve con comentarios de varias personas del lado del cliente. Mientras tanto, cuentas traduce, la dirección creativa protege la idea y el diseñador espera una decisión clara.

La fricción no suele estar en crear, sino en los traspasos: encontrar el último brief, saber qué versión vio realmente el cliente y distinguir si un comentario es un cambio de rumbo o un pequeño ajuste. Simplr está pensado para esos traspasos, con un flujo que va de la recepción a la revisión creativa, la revisión del cliente y la entrega, y con pasos que puedes adaptar a tu estudio.

Empieza cada trabajo con un brief fiable

En Simplr, un brief es un registro estructurado, no un documento perdido en una carpeta. Recoge objetivos, público, entregables y cantidades, formatos, textos obligatorios, aportaciones del cliente, supuestos y exclusiones, y señala lo que falta o se contradice antes de compartirlo.

Los briefs tienen versiones, así que cuando el cliente cambia de idea ves exactamente qué ha cambiado. Si una petición va más allá de lo acordado, regístrala frente al alcance aceptado con su efecto en entregables, plazos y carga de trabajo. Después, acéptala dentro del alcance, propón un alcance revisado, pide una aclaración o recházala con una explicación.

Revisión creativa con un camino claro a la aprobación

Sube cada versión creativa al trabajo al que pertenece. Quien revisa puede dejar una nota general o colocar marcadores numerados sobre la vista previa, y los comentarios se quedan en la versión en la que se hicieron. Para pedir cambios hace falta una nota, y la siguiente subida abre una nueva ronda, así que el historial sigue siendo claro tras cada revisión.

El trabajo pasa por la revisión de dirección creativa, después por la del responsable de cuentas y luego por el cliente, antes de registrar la entrega. Los creativos saben cuál es la versión actual y cuentas sabe que nada llega al cliente sin haberse revisado.

• Historial de versiones, con los comentarios en cada versión
• Marcadores numerados sobre la vista previa de las imágenes
• Decisiones de revisión guardadas en cada ronda
• Un registro de entrega cuando el trabajo está aprobado

Una forma más tranquila de dar feedback

Tus clientes no tienen que aprender tus herramientas internas. Invita a contactos concretos a un portal de clientes con un enlace privado y decide qué puede hacer cada persona: ver, comentar, enviar solicitudes o aprobar. El portal lleva el nombre, el logotipo y el color de tu agencia.

Desde ahí, los clientes revisan el trabajo compartido, aprueban una versión o piden cambios, ven las decisiones pendientes y envían nuevas solicitudes. Esas solicitudes llegan a tu equipo para revisarlas antes de vincularlas a un trabajo, así que nada aterriza en la mesa de un creativo sin contexto. Las pautas de marca, del tono de voz a los textos obligatorios y los recursos de referencia, pueden estar junto al trabajo.

Proyectos, retainers y el negocio detrás del trabajo

Muchas agencias creativas llevan las campañas como proyectos y el trabajo de marca como retainers continuos. En Simplr, cada cliente sigue su propio modelo: proyectos con horas, presupuestos y facturas, o retainers de tarifa fija con solicitudes y entregas continuas.

En Plus, asigna horas por persona y día según su disponibilidad semanal, registra el tiempo con temporizadores o entradas manuales y compara las horas con el plan y el presupuesto. Cuando toque facturar, crea facturas a partir de horas aprobadas, hitos o calendarios de retainer.