Gestión de proyectos para agencias digitales con trabajo continuo

Por qué la gestión de proyectos en una agencia digital es distinta

Una agencia digital o de redes rara vez tiene una sola gran fecha de entrega. Tiene muchas pequeñas: un mes de publicaciones para un cliente, banners en varios tamaños para otro, un cambio en una landing y una tanda de stories para el viernes. Cada pieza tiene su formato, su versión y su aprobación, y casi todo vive dentro de un retainer que nunca termina del todo.

Una lista de tareas te dice qué vence. Pero le cuesta decirte qué versión de qué pieza aprobó el cliente, si los tamaños coinciden con el brief o si una nueva petición forma parte del retainer. Ese es el hueco que Simplr quiere cubrir.

Briefs que detallan cada entregable

Los briefs de Simplr recogen cada entregable con su cantidad, canales, tipos de archivo permitidos, dimensiones, textos obligatorios y reglas de nombre de archivo, junto con las expectativas de revisión, responsables, dependencias y lo que necesitas del cliente. Lo que falta o se contradice queda señalado antes de compartir el brief.

Como el brief está estructurado, Simplr puede comprobar un archivo subido frente a requisitos como el tipo de archivo, las dimensiones y el nombre. Quien revisa resuelve o descarta lo que necesite atención, así que las comprobaciones apoyan el criterio del equipo, no lo sustituyen.

Revisiones ágiles aunque haya mucho volumen

Cada pieza de un entregable se revisa por separado y pasa por dirección creativa, responsable de cuentas, cliente y una entrega explícita. Los comentarios se quedan en la versión en la que se hicieron, los marcadores numerados señalan el punto exacto de una imagen y la siguiente subida tras una petición de cambios abre una nueva ronda.

Los clientes revisan y aprueban desde un portal con la imagen de tu agencia y los permisos que elijas para cada contacto, así que el feedback llega junto al trabajo y no repartido entre correos y chats.

Retainers continuos, sin adivinar

Registra cada retainer como un acuerdo de tarifa fija, sin límite de horas ni horas extra facturables, y gestiona a su alrededor las solicitudes y entregas continuas. Los clientes pueden enviar nuevas solicitudes con una fecha deseada desde el portal, y tu equipo revisa cada una antes de convertirla en trabajo.

Cuando una petición parece mayor de lo habitual, evalúala frente al alcance aceptado y el acuerdo de retainer registrado, con su efecto en entregables, plazos y carga de trabajo. Los cambios de alcance en un retainer nunca añaden cargos automáticos, así que la conversación con el cliente la decides tú.

• Solicitudes del cliente revisadas antes de vincularlas a un trabajo
• Decisiones de cambio registradas con una explicación clara
• Registro de tiempo opcional para clientes con retainer
• Facturas de retainer programadas en Plus, mensuales, trimestrales o anuales

Mira la capacidad antes de decir que sí

Los ciclos de contenido rápidos dependen de saber quién tiene hueco esta semana. En Plus, asigna horas por persona y día, compáralas con la disponibilidad semanal y consulta las horas asignadas a cada cliente. El tiempo se registra con temporizadores o entradas manuales y después se envía y se aprueba.

Menos novedades perdidas en la bandeja de entrada

En Plus, conecta Gmail u Outlook y Microsoft 365 y sincroniza reuniones y calendario, para que los correos del cliente y las notas de reunión se vinculen al trabajo correcto. Simplr sugiere actualizaciones y borradores de respuesta para que tu equipo los revise. Nada cambia hasta que alguien lo aprueba.