Gestão de projetos para agências digitais com trabalho contínuo

Porque é diferente gerir projetos numa agência digital

Uma agência digital ou de redes sociais raramente tem um único grande prazo. Tem muitos pequenos: um mês de publicações para um cliente, banners em vários tamanhos para outro, uma alteração numa landing page e um conjunto de stories para sexta-feira. Cada peça tem o seu formato, a sua versão e a sua aprovação, e quase tudo faz parte de uma avença que nunca chega verdadeiramente ao fim.

Uma lista de tarefas diz-lhe o que está para entregar. Mas dificilmente lhe diz que versão de que peça o cliente aprovou, se os tamanhos correspondem ao briefing ou se um novo pedido faz parte da avença. É essa lacuna que o Simplr procura resolver.

Briefings que detalham cada entregável

Os briefings do Simplr registam cada entregável com a quantidade, os canais, os tipos de ficheiro permitidos, as dimensões, os textos obrigatórios e as regras para o nome do ficheiro, bem como as expectativas de revisão, os responsáveis, as dependências e o que precisa do cliente. O que falta ou é contraditório fica assinalado antes de partilhar o briefing.

Como o briefing é estruturado, o Simplr pode verificar um ficheiro carregado face a requisitos como o tipo de ficheiro, as dimensões e o nome. Quem revê resolve ou descarta o que precisar de atenção, para que as verificações apoiem o critério da equipa sem o substituir.

Revisões fluidas, mesmo com muito volume

Cada peça de um entregável é revista individualmente e passa pela direção criativa, pelo account lead, pelo cliente e por uma entrega explícita. Os comentários ficam na versão em que foram feitos, os marcadores numerados apontam o local exato numa imagem e o carregamento seguinte a um pedido de alterações abre uma nova ronda.

Os clientes reveem e aprovam num portal com a imagem da sua agência e as permissões que escolher para cada contacto, para que os comentários cheguem junto do trabalho e não dispersos por emails e mensagens.

Avenças contínuas, sem suposições

Registe cada avença como um acordo de valor fixo, sem limite de horas nem horas extra faturadas, e gira à sua volta os pedidos e entregas contínuos. Os clientes podem enviar novos pedidos com um prazo pretendido através do portal, e a sua equipa revê cada um antes de se tornar trabalho.

Quando um pedido parece maior do que o habitual, avalie-o face ao âmbito aceite e ao acordo de avença registado, com o efeito nos entregáveis, nos prazos e na carga de trabalho. As alterações de âmbito numa avença nunca acrescentam custos automáticos, por isso a conversa com o cliente continua a ser sua.

• Pedidos do cliente revistos antes de serem associados a um trabalho
• Decisões sobre alterações registadas com uma explicação clara
• Registo de tempo opcional para clientes com avença
• Faturas de avença agendadas no Plus, mensais, trimestrais ou anuais

Veja a capacidade antes de dizer que sim

Os ciclos de conteúdo rápidos dependem de saber quem tem disponibilidade esta semana. No Plus, reserve tempo por pessoa e por dia, compare as reservas com a disponibilidade semanal e veja as horas atribuídas a cada cliente. O tempo pode ser registado com cronómetros ou registos manuais e depois submetido e aprovado.

Menos atualizações perdidas na caixa de entrada

No Plus, ligue o Gmail ou o Outlook e o Microsoft 365 e sincronize reuniões e calendário, para que os emails dos clientes e as notas de reuniões fiquem associados ao trabalho certo. O Simplr sugere atualizações e rascunhos de resposta para a sua equipa rever. Nada muda até alguém aprovar.