Faturação para agências a partir de marcos, horas aprovadas e avenças

Faturas que nascem do trabalho

No Simplr, a faturação parte do que realmente aconteceu num trabalho, não de um modelo em branco. Cada rascunho está ligado ao cliente e, quando se aplica, ao projeto de onde vem, para que a área financeira e a equipa de accounts olhem para os mesmos números.

Escolha a origem de cada fatura:

• Marco do projeto: fature um valor fixo por uma fase de trabalho acordada
• Tempo aprovado: selecione horas aprovadas e faturáveis de uma semana, com tarifas e moeda retiradas do orçamento do projeto
• Fatura avulsa: fature um serviço pontual fora de um projeto
• Avença: um rascunho preparado a partir de um acordo de avença ativo

Reveja o rascunho e emita

Os rascunhos continuam a ser rascunhos até alguém com acesso à faturação estar pronto. Adicione linhas com quantidades e preços unitários, defina uma taxa de imposto manual com imposto incluído ou excluído, indique o período do serviço e notas, e emita a fatura quando tudo estiver correto. Guardar um rascunho nunca envia nada ao cliente.

Ao ser emitida, a fatura recebe o número seguinte da série da sua agência e os valores e dados de faturação ficam fixados, para que alterações posteriores às tarifas ou aos dados do cliente nunca a modifiquem. Cada fatura emitida fica disponível em PDF.

Acordos de avença sem surpresas

Os clientes com avença são faturados de acordo com o contrato, não com as horas. Registe o valor, a moeda e a frequência de faturação, mensal, trimestral ou anual, juntamente com a primeira data de faturação e os prazos de pagamento. Guardar as condições não inicia a faturação; ative a avença quando estiver pronto.

Depois de ativa, o Simplr prepara um rascunho de fatura por cada período, e a sua equipa revê-o e emite-o. As alterações aplicam-se a partir do período seguinte, sem cálculo proporcional, e o cancelamento termina o acordo na renovação. Não há limites de horas nem cobranças por excesso, e o valor não depende do tempo registado.

Pagamentos, estados e exportações

Acompanhe cada fatura de rascunho a aguardar pagamento e paga, com as faturas vencidas bem assinaladas. Registe um pagamento quando é recebido ou anule uma fatura por pagar, mantendo o documento emitido no histórico.

Defina uma só vez os dados da agência como emitente, o prefixo de numeração, os prazos e as instruções de pagamento, e eles passam para todas as faturas. Exporte faturas e linhas em ficheiros CSV para as suas ferramentas de contabilidade. A cobrança online estará disponível brevemente.

Acesso financeiro para as pessoas certas

A faturação só é visível para quem tem uma função na agência com acesso financeiro. A equipa de accounts e os criativos veem o trabalho e o plano sem ver tarifas, valores ou faturas, e o portal de clientes nunca mostra as suas tarifas internas.

Como as faturas são preparadas a partir dos mesmos trabalhos que o briefing, o plano e o tempo aprovado, a distância entre o trabalho entregue e o rascunho de fatura é curta, e cada linha pode ser seguida até à sua origem.