Transforme emails e notas de reuniões em briefings em que a sua equipa confia

Uma caixa de entrada de clientes pensada para agências

A maioria dos briefings começa espalhada por vários emails e uma chamada. No Simplr Plus, pode ligar o Gmail ou o Outlook e o Microsoft 365, e cada mensagem de um cliente chega com um resumo curto do que é pedido e uma sugestão do cliente e do trabalho a que pertence. Se a associação não estiver certa, altere-a.

Depois, o Simplr propõe as atualizações que o email implica, como uma nova ação, uma alteração de prazo ou a passagem à etapa seguinte, e mostra a evidência de cada uma. Também pode preparar um rascunho de resposta para editar e aprovar. O email fica privado até decidir associá-lo e partilhá-lo com a agência, e nada é enviado a um cliente sem si.

• Um resumo curto do que o cliente pede
• Uma sugestão de cliente e trabalho que pode alterar
• Ações, prazos e mudanças de estado propostos, cada um com a sua evidência
• Um rascunho de resposta para rever e editar antes de enviar o que quer que seja

Notas de reuniões que se tornam ações

É muitas vezes nas chamadas que se acorda a verdadeira orientação. Em todos os planos, pode colar a transcrição de uma reunião ou carregar uma gravação áudio, e o Simplr identifica as atualizações propostas com base no que foi dito: o trabalho a que diz respeito, mudanças de estado ou de prazo e novas ações. Os nomes dos participantes e as marcas de tempo tornam a evidência mais fácil de verificar.

No Plus, o Simplr Recorder pode participar nas reuniões por si. Ligue um calendário Google ou Outlook e ele entra nas chamadas agendadas no Google Meet, Zoom e Microsoft Teams, avisa que está a transcrever e envia a transcrição para a mesma revisão. Se uma reunião não deve ser gravada, deixe-a de fora sem alterar o resto do calendário.

Cada atualização fica nas suas mãos

As sugestões são um ponto de partida, não uma decisão. Os emails e as reuniões aguardam numa fila de revisão até alguém da sua equipa os analisar. Escolha as propostas a aplicar, aprove apenas as certas e deixe as restantes. Se nada precisar de mudar, feche a revisão ou rejeite as propostas com um motivo, e o trabalho fica exatamente como estava.

Cada decisão guarda a evidência e o resultado exato no registo de auditoria, para que mais tarde perceba porque mudou um prazo ou de onde veio uma ação. Aprovar uma atualização altera o trabalho no Simplr; nunca envia nada ao cliente.

Um briefing assente nas fontes certas

Cada trabalho pode ter o seu briefing, o âmbito e os requisitos criativos que o sustentam: textos obrigatórios, afirmações proibidas, orientações de formato, responsáveis, dependências, informação a fornecer pelo cliente e pressupostos. Escreva-o de raiz ou parta de emails e notas de reuniões selecionados e, antes de guardar, confirme cada requisito nas fontes originais.

A informação em falta ou contraditória tem um espaço próprio no briefing, para ser resolvida antes de partilhar. Cada briefing guardado é uma nova versão, por isso nada do que foi pensado se perde quando a orientação muda.

Da revisão interna à aceitação do cliente

Um briefing passa de rascunho a revisão interna e, quando decidir partilhá-lo, chega ao cliente. Através do portal de clientes, incluído em todos os planos, um contacto do cliente pode aceitar essa versão exata do âmbito, e o Simplr regista quem a aceitou e quando.

Quando o cliente pede algo novo, o pedido é avaliado face ao âmbito aceite: o efeito nos entregáveis, nos prazos e na carga de trabalho, quem deve rever e se cabe no âmbito atual, exige um âmbito revisto, precisa de esclarecimento ou deve ser recusado. Nos clientes com avença, as alterações de âmbito nunca acrescentam cobranças automáticas.

Todo o contexto do cliente num só lugar

Concentre-se num cliente ou veja todo o trabalho da agência, com emails, reuniões, tarefas e ações sugeridas ligados entre si. A equipa de accounts mantém o briefing, a conversa, o estado e a próxima ação num único local de referência, e os criativos começam com contexto em vez de um email reencaminhado.