O que é o planeamento de recursos numa agência?

É o processo de fazer corresponder o trabalho da agência às pessoas que o vão fazer. Inclui quanto tempo cada pessoa tem disponível, em que projetos e avenças está reservada e se a equipa tem capacidade suficiente para o trabalho que está a chegar.

Qual é uma boa taxa de utilização para uma agência?

Não há um valor certo para todos: depende de como é medida e da função de cada pessoa. Como princípio, aponte alto o suficiente para que o trabalho cubra os seus custos, mas bem abaixo dos 100%, para deixar margem a pedidos urgentes, trabalho interno e ausências. As funções criativas de execução costumam ter taxas mais altas do que as de direção. Acompanhe a tendência ao longo do tempo em vez de perseguir um único número.

Qual é a diferença entre capacidade e taxa de utilização?

A capacidade é o tempo que uma pessoa tem disponível para trabalho de clientes num dado período. A taxa de utilização é quanto desse tempo é realmente dedicado a trabalho de clientes. A capacidade diz-lhe o que pode planear; a taxa de utilização mostra como correu o plano.

Com quanta antecedência deve uma agência planear recursos?

A maioria das agências beneficia de planear em detalhe as próximas duas a quatro semanas e olhar alguns meses à frente em termos gerais. Os planos detalhados a muito longo prazo mudam demasiado para serem úteis, mas uma visão geral ajuda a identificar cedo os períodos mais intensos.

Como se planeiam os recursos para clientes de avença?

Reserve todas as semanas uma alocação fixa para cada avença, com base no que o valor cobre, e planeie os projetos à volta dela. Reveja todos os meses quanto tempo foi realmente usado e fale com o cliente se o trabalho ultrapassar o acordo de forma constante.

GUIA · PLANEAMENTO DE RECURSOS

Planeamento de recursos em agências: como planear a capacidade da sua equipa

O planeamento de recursos numa agência consiste em fazer corresponder o trabalho vendido às pessoas que o podem fazer. Este guia explica a capacidade e a taxa de utilização em termos simples, como reservar pessoas para projetos e avenças e como detetar a sobrecarga antes de se tornar um prazo falhado.

Comece pela capacidade real

A capacidade é o tempo que cada pessoa tem, de facto, para trabalho de clientes, e não as horas do seu contrato. Um designer com um contrato de 40 horas semanais não tem 40 horas para reservar. Parte dessa semana vai para reuniões internas, tarefas administrativas, formação, novos negócios e as pequenas tarefas que mantêm a agência a funcionar.

Calcule um valor semanal realista para cada pessoa e planeie com base nele. Vai parecer mais baixo do que gostaria, e é precisamente essa a ideia. Os planos baseados nas horas do contrato funcionam no papel e desmoronam-se à quarta-feira.

Férias, feriados e ausências previstas.
Reuniões internas regulares e reuniões individuais.
Tarefas administrativas, registo de tempo e email.
Novos negócios e concursos.
Formação, avaliações e tempo de equipa.
Uma margem para os pedidos urgentes que chegam sempre.

Projetos e avenças planeiam-se de forma diferente

Um projeto tem um âmbito e um calendário definidos. Estima as horas, distribui-as pelas semanas do projeto e conta com picos em momentos-chave, como os primeiros conceitos e as artes finais. O risco é vários projetos atingirem o pico na mesma semana.

O trabalho de avença é mais regular, mas mais difícil de ver. O cliente paga um valor mensal fixo por uma relação contínua, e os pedidos chegam como uma sucessão de pequenos trabalhos. Como nada fica registado como projeto, a avença muitas vezes não é planeada, e vai ocupando o tempo que julgava livre.

Uma abordagem prática é reservar todas as semanas uma alocação fixa para cada cliente de avença, calculada com base no que o valor cobre, e planear os projetos à volta dela. Depois, reveja todos os meses se a avença está a usar mais tempo do que o valor permite. Se isso acontecer de forma constante, é uma conversa comercial a ter com o cliente, e não algo que a equipa deva simplesmente absorver.

A taxa de utilização, em termos simples

A taxa de utilização é a parte do tempo disponível de uma pessoa dedicada a trabalho de clientes. Se alguém tem 35 horas disponíveis numa semana e dedica 28 a clientes, a sua taxa de utilização é de 80%. Algumas agências contam todo o trabalho de clientes e outras apenas o tempo faturável, por isso deixe claro a qual se refere.

É uma medida de planeamento, e não uma nota de produtividade. Uma taxa baixa pode indicar falta de trabalho ou que a pessoa tem muitas responsabilidades internas. Uma taxa alta pode parecer eficiente, mas uma equipa reservada perto dos 100% não tem margem para o pedido urgente, a ronda de alterações extra ou um dia de baixa, e isso costuma notar-se em noites longas e trabalho apressado.

É normal que cada função tenha níveis diferentes. Quem passa quase todo o dia em trabalho de clientes, como design ou redação, terá naturalmente uma taxa mais alta do que quem também gere pessoas, clientes e o negócio.

Reservar pessoas semana a semana

Com a capacidade definida, reserve as pessoas com base nela. Parta da estimativa: se um projeto inclui 20 horas de design na segunda semana, reserve essas horas para um designer concreto em dias concretos. Uma reserva torna o plano visível para quem faz o trabalho e para todos os que possam precisar do seu tempo.

Planeie as próximas duas a quatro semanas em detalhe e os meses seguintes de forma mais geral. A longo prazo, o objetivo não é a precisão, mas o alerta antecipado: perceber que um grande lançamento vai precisar de dois designers em março enquanto ainda há tempo para o organizar.

Reserve por pessoa e por dia, e não apenas por equipa ou por mês.
Marque as reservas como provisórias até o trabalho estar confirmado.
Atribua a responsabilidade do plano a uma pessoa, para que as alterações não entrem em conflito.
Faça uma breve revisão semanal das próximas semanas.
Atualize o plano quando o trabalho muda, em vez de guardar as alterações de cabeça.

Detetar a sobrecarga a tempo

A sobrecarga raramente avisa. Surge primeiro em pequenos sinais, muitas vezes uma ou duas semanas antes de um prazo derrapar. Quanto mais cedo os vir, mais opções tem: mudar uma data, dividir o trabalho, recorrer a um freelancer ou acordar um âmbito mais reduzido com o cliente.

Alguém tem mais horas reservadas do que a sua disponibilidade semanal.
Vários projetos dependem da mesma pessoa na mesma semana.
Os pedidos imprevistos das avenças empurram constantemente o trabalho planeado.
O registo de tempo mostra horas regulares à noite ou ao fim de semana.
As revisões internas estão a ser saltadas para ganhar tempo.
A mesma pessoa é sempre a resposta a «quem pode pegar nisto?».

Compare o plano com o tempo real

Um plano é uma previsão, e as previsões melhoram quando são verificadas. Todas as semanas, compare o que cada pessoa tinha reservado com o tempo que realmente registou. Todos os meses, compare as horas de cada projeto com a estimativa e o orçamento, e as horas de cada avença com o que o valor cobre.

O objetivo não é apanhar ninguém em falta, é aprender. Se o desenvolvimento de conceitos demora sempre mais do que o estimado, as próximas estimativas devem refleti-lo. Se a avença de um cliente ultrapassa sempre o previsto, tem dados para conversar sobre o âmbito.

O Simplr Plus junta tudo isto: reserve tempo por pessoa e por dia, compare as reservas com a disponibilidade semanal e compare as horas dos projetos com as horas planeadas e os orçamentos.

Perguntas frequentes

O que é o planeamento de recursos numa agência?: É o processo de fazer corresponder o trabalho da agência às pessoas que o vão fazer. Inclui quanto tempo cada pessoa tem disponível, em que projetos e avenças está reservada e se a equipa tem capacidade suficiente para o trabalho que está a chegar.
Qual é uma boa taxa de utilização para uma agência?: Não há um valor certo para todos: depende de como é medida e da função de cada pessoa. Como princípio, aponte alto o suficiente para que o trabalho cubra os seus custos, mas bem abaixo dos 100%, para deixar margem a pedidos urgentes, trabalho interno e ausências. As funções criativas de execução costumam ter taxas mais altas do que as de direção. Acompanhe a tendência ao longo do tempo em vez de perseguir um único número.
Qual é a diferença entre capacidade e taxa de utilização?: A capacidade é o tempo que uma pessoa tem disponível para trabalho de clientes num dado período. A taxa de utilização é quanto desse tempo é realmente dedicado a trabalho de clientes. A capacidade diz-lhe o que pode planear; a taxa de utilização mostra como correu o plano.
Com quanta antecedência deve uma agência planear recursos?: A maioria das agências beneficia de planear em detalhe as próximas duas a quatro semanas e olhar alguns meses à frente em termos gerais. Os planos detalhados a muito longo prazo mudam demasiado para serem úteis, mas uma visão geral ajuda a identificar cedo os períodos mais intensos.
Como se planeiam os recursos para clientes de avença?: Reserve todas as semanas uma alocação fixa para cada avença, com base no que o valor cobre, e planeie os projetos à volta dela. Reveja todos os meses quanto tempo foi realmente usado e fale com o cliente se o trabalho ultrapassar o acordo de forma constante.

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