Software de gestão de projetos para agências criativas

O que implica gerir projetos numa agência criativa

O trabalho criativo raramente avança em linha reta. Um briefing chega por email, ganha forma numa reunião, muda depois do primeiro conceito e volta com comentários de várias pessoas do lado do cliente. Pelo meio, a equipa de accounts traduz, a direção criativa protege a ideia e o designer espera por uma decisão clara.

A maior parte da fricção não está na criação, mas nas passagens de trabalho: encontrar o briefing mais recente, saber que versão o cliente viu de facto e perceber se um comentário é uma nova direção ou um pequeno ajuste. O Simplr foi pensado para essas passagens, com um fluxo que vai da receção à revisão criativa, à revisão do cliente e à entrega, e com etapas que pode adaptar ao seu estúdio.

Comece cada trabalho com um briefing em que a equipa confia

No Simplr, um briefing é um registo estruturado e não um documento perdido numa pasta. Registe objetivos, público, entregáveis e quantidades, formatos, textos obrigatórios, contributos do cliente, pressupostos e exclusões, e assinale o que falta ou é contraditório antes de o partilhar.

Os briefings têm versões, por isso, quando o cliente muda de ideias, vê exatamente o que mudou. Se um pedido vai além do acordado, registe-o face ao âmbito aceite, com o efeito nos entregáveis, nos prazos e na carga de trabalho. Depois, aceite-o dentro do âmbito, proponha um âmbito revisto, peça um esclarecimento ou recuse-o com uma explicação.

Revisão criativa com um caminho claro até à aprovação

Carregue cada versão criativa no trabalho a que pertence. Quem revê pode deixar uma nota geral ou colocar marcadores numerados na pré-visualização, e os comentários ficam na versão em que foram feitos. Pedir alterações exige uma nota e o carregamento seguinte abre uma nova ronda, por isso o histórico continua legível ao longo de todas as revisões.

O trabalho passa pela revisão da direção criativa, depois pela do account lead e só então pelo cliente, antes de a entrega ficar registada. Os criativos sabem qual é a versão atual e a equipa de accounts sabe que nada chega ao cliente sem ter sido revisto.

• Histórico de versões, com os comentários guardados em cada versão
• Marcadores numerados na pré-visualização das imagens
• Decisões de revisão guardadas em todas as rondas
• Um registo de entrega quando o trabalho é aprovado

Uma forma mais tranquila de o cliente comentar

Os seus clientes não precisam de aprender as suas ferramentas internas. Convide contactos específicos para um portal de clientes através de uma ligação privada e escolha o que cada pessoa pode fazer: ver, comentar, enviar pedidos ou aprovar. O portal apresenta o nome, o logótipo e a cor da sua agência.

No portal, os clientes reveem o trabalho partilhado, aprovam uma versão ou pedem alterações, veem as decisões que aguardam por eles e enviam novos pedidos. Esses pedidos chegam à sua equipa para revisão antes de serem associados a um trabalho, por isso nada chega a um criativo sem contexto. As orientações de marca, do tom de voz aos textos obrigatórios e aos recursos de referência, podem ficar junto do trabalho.

Projetos, avenças e o negócio por trás do trabalho

Muitas agências criativas gerem as campanhas como projetos e o trabalho de marca como avenças contínuas. No Simplr, cada cliente segue o seu modelo: projetos com horas, orçamentos e faturas, ou avenças de valor fixo com pedidos e entregas contínuos.

No Plus, reserve tempo por pessoa e por dia face à disponibilidade semanal, registe o tempo com cronómetros ou registos manuais e compare as horas registadas com o plano e o orçamento. Na altura de faturar, crie faturas a partir de tempo aprovado, marcos ou calendários de avença.