Planeamento de recursos para agências, com projetos e avenças

Um plano semanal para toda a equipa

No Simplr, o planeamento começa pela semana. Todas as pessoas da agência aparecem numa só grelha, com uma coluna por dia e as horas reservadas. Avance para ver o que aí vem, recue para ver o que foi planeado ou volte diretamente à semana atual.

Ao lado de cada pessoa, vê as horas reservadas face à disponibilidade semanal, por exemplo 32 / 40 h. Quando alguém tem mais horas reservadas do que as disponíveis, o total fica destacado, para que a sobrecarga se veja enquanto ainda há tempo para reorganizar o trabalho, e não depois de um prazo falhar.

Reserve tempo por pessoa, trabalho e dia

Uma reserva é simples de propósito: uma pessoa, um trabalho, uma data e um número de horas. Adicione-a a partir da grelha ou da agenda de uma pessoa, abra o planeamento diretamente a partir de um trabalho e edite ou remova reservas quando os planos mudam.

Como cada reserva pertence a um trabalho, o plano fica no mesmo registo que o briefing, as versões criativas e o tempo que a equipa regista. Filtre por projeto para ver todas as pessoas envolvidas, ou abra a agenda de alguém para ver a sua semana dia a dia e trabalho a trabalho.

• Uma grelha semanal de pessoas, dias e horas reservadas
• Horas reservadas face à disponibilidade semanal de cada pessoa
• Totais acima da capacidade destacados assim que surgem
• Uma agenda diária para cada pessoa
• Um filtro por projeto para ver quem trabalha em quê

Disponibilidade que reflete a forma como cada pessoa trabalha

Nem todos trabalham a mesma semana. Defina a disponibilidade semanal de cada pessoa, por exemplo 24 horas para quem trabalha três dias, e o Simplr compara as reservas com a capacidade real e não com um valor genérico.

O planeamento mostra as horas efetivamente reservadas, não uma estimativa calculada a partir de etapas ou prazos. É, por isso, um plano em que a equipa pode confiar: se mostra que alguém tem espaço, é porque ninguém reservou ainda esse tempo.

Planeamento de capacidade em projetos e avenças

A maioria das agências trabalha com os dois modelos. No Simplr, cada cliente mantém o seu próprio modelo de faturação, projeto ou avença, e ambos aparecem no mesmo plano. A capacidade das pessoas é finita, diga o contrato o que disser, por isso o trabalho de uma avença é planeado tal como o de um projeto.

As reservas são internas. Uma reserva de avença nunca é apresentada como um pacote de horas do cliente, e reservar mais horas do que o previsto nunca gera uma cobrança adicional. Nos projetos, o plano fica ao lado das horas planeadas e do orçamento, para que a equipa de accounts compare o que foi reservado, o que foi planeado e o que foi registado.

As pessoas certas, com o acesso certo

Toda a agência pode ver o plano, e quem tem permissão de planeamento pode alterá-lo. As funções na agência do Plus permitem decidir quem reserva tempo, quem o aprova e quem vê a informação financeira, para que um designer consulte a sua semana sem ver tarifas nem faturas.

A equipa de accounts percebe quem pode assumir o próximo briefing. Os criativos sabem o que se espera deles e quando. A direção da agência vê como a semana se distribui por todos os clientes.