Facturación para agencias por hitos, horas aprobadas y retainers

Facturas que nacen del trabajo

En Simplr, la facturación parte de lo que ha pasado de verdad en un trabajo, no de una plantilla en blanco. Cada borrador está vinculado al cliente y, cuando corresponde, al proyecto del que sale, así que finanzas y cuentas trabajan con las mismas cifras.

Elige el origen de cada factura:

• Hito del proyecto: factura un importe fijo por una fase de trabajo acordada
• Horas aprobadas: selecciona horas aprobadas y facturables de una semana, con tarifas y moneda tomadas del presupuesto del proyecto
• Factura independiente: factura un servicio puntual fuera de un proyecto
• Retainer: un borrador preparado a partir de un acuerdo de retainer activo

Revisa el borrador y emítelo

Los borradores siguen siendo borradores hasta que alguien con acceso a facturación está listo. Añade líneas con cantidades y precios unitarios, define un tipo de impuesto manual con impuestos incluidos o excluidos, indica el periodo del servicio y notas, y emite la factura cuando todo esté correcto. Guardar un borrador nunca envía nada al cliente.

Al emitirla, la factura recibe el siguiente número de la serie de tu agencia y sus importes y datos de facturación quedan fijados, así que los cambios posteriores en tarifas o datos del cliente nunca la modifican. Cada factura emitida está disponible en PDF.

Acuerdos de retainer sin sorpresas

A los clientes con retainer se les factura según su acuerdo, no según sus horas. Registra la tarifa, la moneda y la frecuencia de facturación, mensual, trimestral o anual, junto con la primera fecha de facturación y las condiciones de pago. Guardar las condiciones no inicia la facturación; activas el retainer cuando estés listo.

Una vez activo, Simplr prepara un borrador de factura por cada periodo, y tu equipo lo revisa y lo emite. Los cambios se aplican a partir del siguiente periodo, sin prorrateo, y cancelar pone fin al acuerdo en la renovación. No hay límites de horas ni cargos por exceso, y la tarifa no depende del tiempo registrado.

Pagos, estados y exportaciones

Sigue cada factura de borrador a pendiente de pago y pagada, con las vencidas bien señaladas. Registra un pago cuando llegue o anula una factura sin pagar conservando el documento emitido en tu historial.

Configura una sola vez los datos de tu agencia como emisora, el prefijo de numeración, las condiciones de pago y las instrucciones de pago, y se aplican en todas las facturas. Exporta facturas y líneas en archivos CSV para tus herramientas de contabilidad. El cobro online llegará próximamente.

Acceso financiero para las personas adecuadas

La facturación solo es visible para las personas cuyo rol de agencia incluye acceso financiero. Cuentas y creativos pueden ver el trabajo y el plan sin ver tarifas, honorarios ni facturas, y el portal de clientes nunca muestra tus tarifas internas.

Como las facturas se preparan desde los mismos trabajos que el brief, el plan y las horas aprobadas, el paso del trabajo entregado al borrador de factura es corto, y cada línea se puede rastrear hasta su origen.